Tillgängliga dokument

När det gäller dokument på digitala plattformar bör du först fundera på om du kan presentera informationen direkt på en webbsida istället. Då blir informationen enklare att ta del av ur tillgänglighetssynpunkt och det är lätt att hålla den uppdaterad. På extern webben blir informationen dessutom enklare att hitta för sökfunktionen.

Några råd på vägen:

• Undvik dokument om du kan. Går det att publicera informationen som en webbsida istället?
• När du tar fram dokument, använd alltid den senaste dokumentmallen i Office och använd formatmallarna i mallen på rätt sätt.
• Börja gärna med att gå en utbildning i tillgänglighetsanpassning.
• Börja i god tid! Det är en startsträcka att komma igång med tillgänglighetsanpassning och omfattande rapporter tar tid att anpassa.

Förarbeten till lagen säger att bristande prioriteringar, tid eller kunskaper inte ska ses som skäl för att inte tillgänglighetsanpassa dokument.

Om du behöver mer stöd så hör av dig via funktionsbrevlådan till FB-TS-RES-Mallar.

Varför ska vi tillgänglighetsanpassa?

Tillgänglighet handlar om att alla ska kunna ta del av vår information oavsett funktionsvariationer och om man behöver hjälpmedel. Det är ett sätt att inkludera alla våra kunder.

När vi anpassar gör vi det tydligare och bättre för alla. Alla har nytta av ett välstrukturerat dokument med begriplig och tydlig information. Nödvändigt för några, bra för alla!

Vem är ansvarig för att dokumentet uppfyller lagkraven?

Författaren av dokumentet är ansvarig för att säkerställa att de dokument ni önskar ladda upp på Transportstyrelsen.se uppfyller lagkraven. Du kan ta stöd av utsedd person på din avdelning. 

Kontaktpersoner för tillgänglighetsanpassning av dokument

Vilka dokument ska tillgänglighetsanpassas?

Alla nya dokument som laddas upp på webbplatsen ska vara tillgänglighetsanpassade. PDF:er, Microsoft Office-dokument samt andra filformat. Exempelvis:

• Blanketter och formulär
• Broschyrer
• Rapporter
• Föreskrifter och andra regeldokument
• PM
• Remisser
• Dokument med sammanställningar av statistik (Excel)
• Mötesdokument
• Presentationer (Power Point)
• Även dokument som vi får från tredje part. Om vi laddar upp tredje parts dokument på webbplatsen är det vi som ansvarar för att dom ska vara tillgängliga. 

Dokument som tagits fram och publicerats från och med den 23 september 2018 och framåt (det vill säga bakåt i tiden) behöver bytas ut till nya tillgänglighetsanpassade versioner.

Även ännu äldre dokument behöver tillgänglighetsanpassas om de är nödvändiga för att besökaren ska kunna utföra en administrativ uppgift. Hit räknas till exempel alla blanketter och formulär.

Kan vi undanta några dokument från tillgänglighetsanpassning?

Dokument publicerade före 23 september 2018 kan undantas om de inte är nödvändiga för att genomföra någon form av ärende eller har redigerats efter den 23 september 2019.

Det finns ett undantag för oskäligt betungande arbete (12 § i Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service). Vid bedömningen av om en anpassning är att betrakta som oskäligt betungande ska bland annat kostnaderna för en anpassning vägas mot fördelarna för personer med funktionsnedsättning.

Tyvärr finns ingen tydlig vägledning om vad som menas med oskäligt betungande arbete. Lagstiftarna har lämnat till praxis att bestämma.

Information om undantagen i lagen finns på sidan Om lagen om tillgänglighet till digital offentlig service, på digg.se.

Vem/vilka gör bedömningen om dokument kan undantas?

Du eller din verksamhet bedömer själv i det specifika fallet om ett dokument kan undantas.

För stöd med tolkning av lagen kan du vända dig till avdelning Juridik.

Hur vet jag att dokumentet är tillgänglighetsanpassat?

Det finns en inbyggd kontroll i Acrobat Professionell som du kan använda för att färdigställa det tillgänglighetsanpassade dokumentet. Där ser du om du har missat något.

Om du har tillgänglighetsfel i dokumentet som du inte vet hur du ska rätta kan du kontakta tillgänglighetsansvarig på din avdelning.

Tillgänglighetsverktyget i Adobe Acrobat DC Pro användas. Där kan du se om det finns delar som behöver åtgärdas. Adobe Acrobat DC Pro kräver licens och går att beställa via IT-butiken.

För att kunna göra efterarbete av en PDF är det bra om du går en utbildning och gärna arbetar rutinmässigt med det. Kunskapen glöms annars lätt bort.

Var kan jag lära mig om hur jag tillgänglighetsanpassar ett dokument?

Consensis erbjuder utbildningar i hur man skapar tillgängliga dokument. Utbildningskostnaden är 4000 kronor, en kostnad verksamheten står för.

För mer information och anmälan är du välkommen att kontakta Andreas Wallqvist, Strategisk utveckling och förvaltning.

Vilket stöd kan jag få i arbetet?

Arbetet med tillgänglighetsanpassning börjar redan med hur vi använder våra TS dokumentmallar. När vi gör inställningar, formaterar rubriker, tabeller, punktlistor med mera. 

I Mallhjälpen finns stödmaterial som är under uppbyggnad. Se det gärna som komplement till en tidigare utbildning. Se också relaterad länk till sidan.

Om tillgänglighetsanpassning i Mallhjälpen