Tillsättning av ledningspersonal inom AOC
Här har vi samlat information om hur tillsättning av befattningshavare inom AOC går till. Tillsättning av befattningshavare är föremål för myndighetens prövning, vilket i praktiken innebär att de personer som är tänkta att inneha någon av de befattningar som nämns längst ner på sidan ska i vissa fall godkännas och i andra fall prövas.
Ansökan
Vid tillsättning av någon av de nedan nämnda befattningarna ska organisationen ansöka genom att använda följande blankett med tillhörande bilaga:
Till ansökan ska även bifogas:
- Form 4
- CV/meritförteckning, samt
- dokumentation kring hur organisationen hanterar förändringen (Management of Change). Ofta baserad på er riskanalys som vi vill att ni bifogar.
Ansökan skall skickas till Transportstyrelsen minst 20 dagar innan tillsättning av tjänsten, ansökan skickas in via epost till luftfart@transportstyrelsen.se
Transportstyrelsen granskar sedan ansökan och de formella meriterna mot gällande regelkrav. Om kraven anses vara uppfyllda kallas personen till intervju.
Information inför intervju
Syftet med intervjun är att säkerhetsställa att den tilltänkta befattningshavaren har tillräckliga kunskaper att hitta i och förstå regelverket. Utöver detta vill vi under intervjun säkerställa att den prövade kan omsätta regelverket i praktiken i sin organisation med stöd av sina manualer.
Vid intervjun förväntas därför att den sökande kan beskriva:
- flygoperativt ledningssystem i allmänhet och ert flygbolags ledningssystem i detalj
- flygbolagets manualverk
- styrande regelverk
- roll och ansvar för den tänkta befattningen.
Intervju
Intervjun består av ett antal frågor som den tilltänkta befattningshavaren ska svara på genom en dialog med inspektörerna. Syftet med intervjun är att den prövade skall kunna beskriva hur han/hon planerar att bedriva verksamheten inom sitt kommande verksamhetsområde. Utöver frågor på regelverket kommer vi även att ställa frågor på organisationens manualer som berör den prövades verksamhetsområde.
Förberedelse inför intervju
Vi rekommenderar att ni förbereder er genom att studera, bland annat, följande:
- (EU) 965/2012,
- (EU) 1321/2014 (AM, CMM, SM)
- (EU) 1008/2008 (AM)
- (EU) No 376/2014 och
- Organisationens manualer.
Studera aktuell tjänst längst ned på denna sida. Där finns mer detaljerad information.
Exempel på intervjufrågor:
"På vilket sätt genomför organisationen identifiering av faror för flygsäkerheten som organisationens verksamhet medför?"
"Berätta vilka regelverk som styr er verksamhet, var du finner dem och hur du/ni håller er uppdaterade med dessa?"
Vanliga fel/missförstånd
Anledningen att vi belyser punkterna nedan är att vi vill att ni tänker igenom hur ni, genom ert arbete, kan minska dessa fel och missförstånd. Detta som ett första steg genom era förberedelser inför er intervju och sedan vidare i ert dagliga jobb.
- Vi finner de största bristerna i kunskapen och förståelsen när det kommer till ledningssystem (ORO.GEN.200) och hur alla i organisationen skall vara en del av detta.
- Som vi nämner i texten ovan har vi tidigare märkt att de tilltänkta befattningshavarna inte fullt ut har tänkt igenom hur de planerar att bedriva verksamheten efter tillträdet som befattningshavare.
- Ibland finner vi en undermålig grundorsaksanalys för avvikelser i verksamheten.
- Ibland finner vi att avvikelser inte följs upp på ett korrekt sätt och då minskar inte risken att avvikelsen återupprepas.
- Ibland finner vi en bristande förståelse för det proaktiva arbetet för att minska riskerna inom organisationerna.
ORO.GEN.210 Personnel requirements
(a) The operator shall appoint an accountable manager, who has the authority for ensuring that all activities can be financed and carried out in accordance with the applicable requirements. The accountable manager shall be responsible for establishing and maintaining an effective management system.
Ansökan:
För Accountable manager gäller ansökan för varje tillstånd som berörs med prövning och godkännande av myndigheten. Ansökan, Form 2, ska signeras av behörig firmatecknare och till ansökan ska bifogas Form 4 tillsammans med ett CV. Till ansökan ska också bifogas ett statement som visare att tilltänkt AM har fullt förfogande över de medel som krävs.
Det är önskvärt att det finns en introduktionsplan för kandidaten där utbildning om verksamheten och dess system ingår.
Målsättning:
AM ska ha ingående kunskap om de regler och förordningar som är applicerbara för den aktuella verksamheten i syfte kunna bedöma regeluppfyllnad. Likaså ska AM ha kännedom om kravbilderna på nominerade personer, safety manager och compliance monitoring manager inför tillsättning på dessa poster.
AMC1 ORO.GEN.200(a)(1) Management system, Complex operators - Organisation and accountabilities
(a) Safety manager
(1) The safety manager should act as the focal point and be responsible for the development, administration and maintenance of an effective safety management system.
(2) The functions of the safety manager should be to:
(i) facilitate hazard identification, risk analysis and management;
(ii) monitor the implementation of actions taken to mitigate risks, as listed in the safety action plan;
(iii) provide periodic reports on safety performance;
(iv) ensure maintenance of safety management documentation;
(v) ensure that there is safety management training available and that it meets acceptable standards;
(vi) provide advice on safety matters; and
(vii) ensure initiation and follow-up of internal occurrence/accident investigations.
Nominering:
Safety Manager är för närvarande beskriven i det operativa regelverket (EU) nr 965/2012 men kommer i sin funktion att beröra hela organisationen inom ett AOC.
Accountable manager nominerar en Safety manager, som uppfyller ovanstående krav, och anmäler nomineringen med Form 2 och Form 4 samt tänkt tillträdesdatum till Transportstyrelsen senast 20 dagar före tillträde. Till nomineringen ska biläggas en av AM sammanställd resumé och utvärdering över kandidatens kompetenser (AMC1 ARO.GEN.330 Changes - organisations, punkt (a)(2)). Önskvärt är att man efter management of change har utarbetat en introduktionsplan för kandidaten.
När nomineringen inkommer till Transportstyrelsen görs en första bedömning om underlaget som skickas in är komplett och att de formella meriterna för tänkt funktion är i enlighet med gällande regelkrav. Om den nominerade bedöms uppfylla regelkraven kallar Transportstyrelsen till en intervju där, om så bedöms lämpligt, även Accountable manager deltar. När brister framkommer under intervjun, skickas en rapport till Accountable manager som adresserar operatörens bristande förmåga att hantera förändringen.
Målsättning:
Safety manager ska agera fokalpunkt i organisationen och är ansvarig för utveckling, administration och underhåll av ett effektivt ledningssystem och ska därför:
- ha kunskap om luftfartssystemet
- ha goda kunskap om tillståndshavarens tillstånd, relevanta delar av manualverket och tillämpliga regelverk
- ha kunskap om och förståelse för Kommissionens och Rådets förordningar med tillhörande AMC, CS och GM, samt övriga relevanta regler
- besitta en administrativ förmåga
- ha kompetens för utveckling och administration av ledningssystemet
- ha direkt access till accountable manager
- facilitera identifiering av faror, riskanalyser och ledningssystem
- övervaka implementering av vidtagna åtgärder för att mitigera risker som tagits upp i en Safety Action plan
- presentera regelbundna rapporter om säkerhetsutvecklingen inom verksamheten
- administrera säkerhetsrelaterad dokumentation
- säkerställa att utbildningar inom ledningssystem finns tillgängliga och att dessa möter verksamhetens syften
- ge råd i säkerhetsrelaterade frågor
- facilitera den interna hanteringen av händelserapporter.
AMC1 ORO.GEN.200(a)(6) Management system
(c)(3) The compliance monitoring manager should:
(i) have direct access to the accountable manager;
(ii) not be one of the other persons referred to in ORO.GEN.210 (b);
(iii) be able to demonstrate relevant knowledge, background and appropriate experience related to the activities of the operator, including knowledge and experience in compliance monitoring; and
(iv) have access to all parts of the operator, and as necessary, any contracted operator.
Nominering:
Accountable manager nominerar en Compliance Monitoring manager, som uppfyller ovanstående krav,och anmäler nomineringen med Form 2 och Form 4 samt tänkt tillträdesdatum till Transportstyrelsen senast 20 dagar före tillträde. Till nomineringen ska biläggas en av AM sammanställd resumé och utvärdering över kandidatens kompetenser (AMC1 ARO.GEN.330 Changes - organisations, punkt (a)(2)).Önskvärt är att man efter management of change har utarbetat en introduktionsplan för kandidaten.
När nomineringen inkommer till Transportstyrelsen görs en första bedömning om underlaget som skickas in är komplett och att de formella meriterna för tänkt funktion är i enlighet med gällande regelkrav. Om den nominerade bedöms uppfylla regelkraven kallar Transportstyrelsen till en intervju där, om så bedöms lämpligt, även Accountable manager deltar. När brister framkommer under intervjun, skickas en rapport till Accountable manager som adresserar operatörens bristande förmåga att hantera förändringen.
Målsättning:
Compliance monitoring manager
- ska kunna uppvisa kompetens inom den verksamhet som bedrivs samt ha erfarenhet av arbete i kvalitetssystem
- ha goda kunskap om tillståndshavarens tillstånd, relevanta delar av manualverket och tillämpliga regelverk
- kan använda externa auditörer om kompetens i den egna organisationen saknas, men är ansvarig för att bedöma dem som engageras inom Compliance monitoring programme.
- ska ha tillträde till alla delar i organisationen och alla eventuella leverantörer
- ska ha direkt access till accountable manager
- önskvärt är kunskap om funktionerna inom ledningssystemet
AMC1 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements
NOMINATED PERSONS
(a) The person may hold more than one of the nominated posts if such an arrangement is considered suitable and properly matched to the scale and scope of the operation.
(b) A description of the functions and the responsibilities of the nominated persons, including their names, should be contained in the operations manual.
(c) The holder of an AOC should make arrangements to ensure continuity of supervision in the absence of nominated persons.
(d) The person nominated by the holder of an AOC should not be nominated by another holder of an AOC, unless agreed with the competent authorities concerned.
(e) Persons nominated should be contracted to work sufficient hours to fulfil the management functions associated with the scale and scope of the operation.
För Nominated person - Flight Operations tillkommer:
GM2 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements
(b) Nominated persons should have:
(1) practical experience and expertise in the application of aviation safety standards and safe operating practices;
(2) comprehensive knowledge of:
(i) the applicable EU safety regulations and any associated requirements and procedures;
(ii) the AOC holder's operations specifications; and
(iii) the need for, and content of, the relevant parts of the AOC holder's operations manual;
(3) familiarity with management systems preferably in the area of aviation;
(4) appropriate management experience, preferably in a comparable organisation; and
(5) 5 years of relevant work experience of which at least 2 years should be from the aeronautical industry in an appropriate position.
(c) Flight operations. The nominated person should hold or have held a valid flight crew licence and the associated ratings appropriate to a type of operation conducted under the AOC. In case the nominated person’s licence and ratings are not current, his/her deputy should hold a valid flight crew licence and the associated ratings.
Önskvärt är att den nominerade besitter administrativ förmåga och kunskap om ledningssystemet hos operatören.
Nominering:
Accountable manager nominerar en NP Flight Operations som uppfyller ovanstående krav och anmäler nomineringen med Form 2 och Form 4 samt tänkt tillträdesdatum till Transportstyrelsen senast 20 dagar före tillträde. Till nomineringen ska biläggas en av AM sammanställd resumé och utvärdering över kandidatens kompetenser (AMC1 ARO.GEN.330 Changes - organisations, punkt (a)(2)). Önskvärt är att man efter management of change har utarbetat en introduktionsplan för kandidaten.
När nomineringen inkommer till Transportstyrelsen görs en första bedömning om underlaget som skickas in är komplett och att de formella meriterna för tänkt funktion är i enlighet med gällande regelkrav. Om den nominerade bedöms uppfylla regelkraven kallar Transportstyrelsen till en intervju där, om så bedöms lämpligt, även Accountable manager deltar. När brister framkommer under intervjun, skickas en rapport till Accountable manager som adresserar operatörens bristande förmåga att hantera förändringen.
Målsättning:
Nominated person Flight operations ska
- ha kunskap om ledningssystem och dess kärnprocesser
- ha goda kunskap om tillståndshavarens tillstånd, relevanta delar av manualverket och tillämpliga regelverk
- känna till strukturen i verksamheten och interna ansvarsförhållanden
- ha kunskap om val och styrning av leverantörer
- kunna tillse att verksamheten uppfyller de regler, förordningar och rådgivande material/standarder likväl som verksamhetens egna standarder
- kunna åtgärda avvikelser, finna mitigerande åtgärder, följa upp och mäta effekt av vidtagna åtgärder
AMC1 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements
NOMINATED PERSONS
(a) The person may hold more than one of the nominated posts if such an arrangement is considered suitable and properly matched to the scale and scope of the operation.
(b) A description of the functions and the responsibilities of the nominated persons, including their names, should be contained in the operations manual.
(c) The holder of an AOC should make arrangements to ensure continuity of supervisions in the absence of nominated persons.
(d) The person nominated by the holder of an AOC should not be nominated by another holder of an AOC, unless agreed with the competent authorities concerned.
(e) Persons nominated should be contracted to work sufficient hours to fulfil the management functions associated with the scale and scope of the operation.
För Nominated person Crew training tillkommer:
GM2 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements
(b) Nominated persons should have:
(1) practical experience and expertise in the application of aviation safety standards and safe operating practices;
(2) comprehensive knowledge of:
(i) the applicable EU safety regulations and any associated requirements and procedures;
(ii) the AOC holder's operations specifications; and
(iii) the need for, and content of, the relevant parts of the AOC holder's operations manual;
(3) familiarity with management systems preferably in the area of aviation;
(4) appropriate management experience, preferably in a comparable organisation; and
(5) 5 years of relevant work experience of which at least 2 years should be from the aeronautical industry in an appropriate position.
(d) Crew training. The nominated person or his/her deputy should be a current type rating instructor on a type/class operated under the AOC. The nominated person should have a thorough knowledge of the AOC holder's crew training concept for flight, cabin and when relevant other crew.
Önskvärt är att den nominerade besitter administrativ förmåga och kunskap om ledningssystemet hos operatören.
Nominering:
Accountable manager nominerar en NP Crew training som uppfyller ovanstående krav och anmäler nomineringen med Form 2 och Form 4 samt tänkt tillträdesdatum till Transportstyrelsen senast 20 dagar före tillträde. Till nomineringen ska biläggas en av AM sammanställd resumé och utvärdering över kandidatens kompetenser (AMC1 ARO.GEN.330 Changes - organisations, punkt (a)(2)) Önskvärt är att man efter management och change har utarbetat en introduktionsplan för kandidaten.
När nomineringen inkommer till Transportstyrelsen görs en första bedömning om underlaget som skickas in är komplett och att de formella meriterna för tänkt funktion är i enlighet med gällande regelkrav. Om den nominerade bedöms uppfylla regelkraven kallar Transportstyrelsen till en intervju där, om så bedöms lämpligt, även Accountable manager deltar. När brister framkommer under intervjun, skickas en rapport till Accountable manager som adresserar operatörens bristande förmåga att hantera förändringen.
Målsättning:
Nominated person Crew training ska
- ha kunskap om ledningssystem och dess kärnprocesser
- ha goda kunskap om tillståndshavarens tillstånd, relevanta delar av manualverket och tillämpliga regelverk
- känna till strukturen i verksamheten och interna ansvarsförhållanden
- ha kunskap om val och styrning av leverantörer
- kunna tillse att verksamheten uppfyller de regler, förordningar och rådgivande material/standarder likväl som verksamhetens egna standarder
- kunna åtgärda avvikelser, finna mitigerande åtgärder, följa upp och mäta effekt av vidtagna åtgärder
AMC1 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements
NOMINATED PERSONS
(a) The person may hold more than one of the nominated posts if such an arrangement is considered suitable and properly matched to the scale and scope of the operation.
(b) A description of the functions and the responsibilities of the nominated persons, including their names, should be contained in the operations manual.
(c) The holder of an AOC should make arrangements to ensure continuity of supervisions in the absence of nominated persons.
(d) The person nominated by the holder of an AOC should not be nominated by another holder of an AOC, unless agreed with the competent authorities concerned.
(e) Persons nominated should be contracted to work sufficient hours to fulfil the management functions associated with the scale and scope of the operation.
För Nominated person Ground operations tillkommer:
GM2 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements
(b) Nominated persons should have:
(1) practical experience and expertise in the application of aviation safety standards and safe operating practices;
(2) comprehensive knowledge of:
(i) the applicable EU safety regulations and any associated requirements and procedures;
(ii) the AOC holder's operations specifications; and
(iii) the need for, and content of, the relevant parts of the AOC holder's operations manual;
(3) familiarity with management systems preferably in the area of aviation;
(4) appropriate management experience, preferably in a comparable organisation; and
(5) 5 years of relevant work experience of which at least 2 years should be from the aeronautical industry in an appropriate position.
(e) Ground operations. The nominated person should have a thorough knowledge of the AOC holder's ground operations concept.
Önskvärt är att den nominerade besitter administrativ förmåga och kunskap om ledningssystemet hos operatören.
Nominering:
Accountable manager nominerar en NP Ground operations som uppfyller ovanstående krav och anmäler nomineringen med Form 2 och Form 4 samt tänkt tillträdesdatum till Transportstyrelsen senast 20 dagar före tillträde. Till nomineringen ska biläggas en av AM sammanställd resumé och utvärdering över kandidatens kompetenser (AMC1 ARO.GEN.330 Changes - organisations, punkt (a)(2)). Önskvärt är att man efter management of change har utarbetat en introduktionsplan för kandidaten.
När nomineringen inkommer till Transportstyrelsen görs en första bedömning om underlaget som skickas in är komplett och att de formella meriterna för tänkt funktion är i enlighet med gällande regelkrav. Om den nominerade bedöms uppfylla regelkraven kallar Transportstyrelsen till en intervju där, om så bedöms lämpligt, även Accountable manager deltar. När brister framkommer under intervjun, skickas en rapport till Accountable manager som adresserar operatörens bristande förmåga att hantera förändringen.
Målsättning:
Nominated person Ground operations ska
- ha kunskap om ledningssystem och dess kärnprocesser
- ha goda kunskap om tillståndshavarens tillstånd, relevanta delar av manualverket och tillämpliga regelverk
- känna till strukturen i verksamheten och interna ansvarsförhållanden
- ha kunskap om val och styrning av leverantörer
- kunna tillse att verksamheten uppfyller de regler, förordningar och rådgivande material/standarder likväl som verksamhetens egna standarder
- kunna åtgärda avvikelser, finna mitigerande åtgärder, följa upp och mäta effekt av vidtagna åtgärder
AMC1 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements
AMC1 ORO.AOC.135(a)(4) Personnel requirements
GM2 ORO.AOC.135(a) Personnel requirements punkt f
GM1 ORO.AOC.135(a)(4) Personnel requirements
Nominering:
Accountable manager nominerar en NP Continuing Airworthiness Managing Contract som uppfyller ovanstående krav och anmäler nomineringen med Form 2 och Form 4 samt tänkt tillträdesdatum till Transportstyrelsen senast 20 dagar före tillträde. Till nomineringen ska biläggas en av AM sammanställd resumé och utvärdering över kandidatens kompetenser (AMC1 ARO.GEN.330 Changes - organisations, punkt (a)(2)). Önskvärt är att man efter management of change har utarbetat en introduktionsplan för kandidaten.
När nomineringen inkommer till Transportstyrelsen görs en första bedömning om underlaget som skickas in är komplett och att de formella meriterna för tänkt funktion är i enlighet med gällande regelkrav. Om den nominerade bedöms uppfylla regelkraven kallar Transportstyrelsen till en intervju där, om så bedöms lämpligt, även Accountable manager deltar. När brister framkommer under intervjun, skickas en rapport till Accountable manager som adresserar operatörens bristande förmåga att hantera förändringen.
Vid eventuella brister hanteras dessa i enlighet med ARO.GEN.350.
Målsättning:
Nominated person Continuing Airworthiness Managing Contract ska
- ha goda kunskap om tillståndshavarens tillstånd, relevanta delar av manualverket och tillämpliga regelverk
- ha kunskap om ledningssystem och dess kärnprocesser
- känna till strukturen i verksamheten och interna ansvarsförhållanden
- ha kunskap om val och styrning av leverantörer
- kunna tillse att verksamheten uppfyller de regler, förordningar och rådgivande material/standarder likväl som verksamhetens egna standarder
- kunna åtgärda avvikelser, finna mitigerande åtgärder, följa upp och mäta effekt av vidtagna åtgärder.
ORO.GEN.200 Management system - Ledningssystem:
(a) The operator shall establish, implement and maintain a management system that includes:
- clearly defined lines of responsibility and accountability throughout the operator, including a direct safety accountability of the accountable manager;
- a description of the overall philosophies and principles of the operator with regard to safety, referred to as the safety policy;
- the identification of aviation safety hazards entailed by the activities of the operator, their evaluation and the management of associated risks, including taking actions to mitigate the risk and verify their effectiveness;
- maintaining personnel trained and competent to perform their tasks;
- documentation of all management system key processes, including a process for making personnel aware of their responsibilities and the procedure for amending this documentation;
- a function to monitor compliance of the operator with the relevant requirements. Compliance monitoring shall include a feedback system of findings to the accountable manager to ensure effective implementation of corrective actions as necessary; and
- any additional requirements that are prescribed in the relevant Subparts of this Annex or other applicable Annexes.
(b) The management system shall correspond to the size of the operator and the nature and complexity of its activities, taking into account the hazards and associated risks inherent in these activities.
Kärnfunktioner i ett ledningssystem:
- Accountable manager
- marknadsför och leder Management System - Safety Manager
- är facilitator som coachar och föreslår utveckling - Safety Review Board
- regelbundna möten med ledningsgruppen - Nominated Persons
- ansvarar för kärnverksamheter, ska inneha kunskaper om Safety Performance Indicators, SPI, för att kunna mäta verksamheten - Compliance Monitor Programme
- följer upp uppfyllandegrad av regler och standards.
Frågor för Accountable manager att ställa inför Safety Review Board, SRB:
- Vilka är de största riskerna i vår verksamhet idag?
- inspel från varje NP-område - Hur vet vi det?
- exempelvis via hazard log med hazard identification och analys - Vilka åtgärder behöver vi vidta?
- Resurser, tidplan, mätning - Hur bedömer vi effekten av vidtagna åtgärder?
- Var, när, hur
Frågor för Accountable manager att ställa till Compliance monitoring programme:
- Vilken status är det på vår auditplan?
- Genomförande, avvikelsehantering, svarstider, avslut m.m. - Vilka är de mest kritiska avvikelser vi har?
- Hur åtgärdas eventuella brister efter audits/kontroller?
- hur är inställningen och förmågan att åtgärda avvikelser?
- har vi återkommande avvikelser av samma karaktär?
- har vi likartade brister inom fler områden? - Hur bedömer vi effekten av vidtagna åtgärder?
- Var, när, hur
Mer information om ledningssystem finner du här
AMC1 ORO.GEN.200(a)(3) punkt (e) The management of change
The operator should manage safety risks related to a change. The management of change should be a documented process to identify external and internal change that may have an adverse effect on safety. It should make use of the operator's existing hazard identification, risk assessment and mitigation processes.
Vad innebär "Management of change"?
Det som krävs i management of change (system för hantering av förändringar) är att det genomförs under kontrollerade former och dokumenteras.
Mål:
Att påvisa att man tänkt på de effekter förändringen kan medföra och vad det kan ha för påverkan för att accountable manager ska kunna säkerställa att
- det gagnar verksamheten genom att reducera risken och bidra till utveckling
- samt för att bidra till att myndigheten ska kunna godkänna ansökningar om olika tillstånd och förändringar
Processen:
- Hitta faror och möjligheter inför planerade förändringar
- Riskbedöma resultatet.
- Lägga in riskreducerande åtgärder vid behov
- Dokumentera
- Genomföra förändringen
- Följa upp och dra lärdom.