Att-göra-lista för fartyg som är 5-15 meter

Du ska dokumentera fartyget med de uppgifter som behövs för att:

• befälhavaren ska kunna framföra fartyget på ett säkert och sjövärdigt sätt
• fartyget ska ha en säker drift
• veta vilka standarder och regelverk som ska tillämpas

Du väljer själv på vilket sätt du dokumenterar dessa uppgifter men kan använda blanketten "Dokumentation-BSS14393". Hur du fyller i blanketten framgår av broschyren "Yrkesfartyg med en längd av 5-15 meter".

Blanketten är ett stöd för dig som redaren och ska inte skickas in till Transportstyrelsen.

Fartyg är vanligen anpassade för en viss verksamhet och för var den verksamheten bedrivs. Det som framförallt avgör hur och under vilka förhållanden ett fartyg får användas är hur fartyget är byggt och utrustat ex. våghöjd, stabilitetsegenskaper, passagerare osv.

Du väljer själv på vilket sätt du dokumenterar dessa uppgifter men du bör tänka på att denna information ska vara lättillgängliga för befälhavaren och andra som framför fartyget. Till hjälp kan du använda blanketten "Dokumentation-BSS14393". Hur du fyller i blanketten framgår av broschyren "Yrkesfartyg med en längd av 5-15 meter".

Blanketten är ett stöd för dig som redare och ska inte skickas in till Transportstyrelsen.

Innan ett fartyg används till sjöfart ska redaren kontrollera att fartyget uppfyller tillämpliga standarder och regelverk. Verifieringen är en kontroll som redaren utför (eller någon som redaren utser). För nya fartyg bestäms många av de punkterna som listas vanligen av det regelverk som tillämpas. För äldre fartyg kan det vara den användning som fartyget har haft fram till i dag som utgör grunden till fartygets fortsatta användning. Det är denna användning och dess begränsningar som dokumenteras (empirisk data eller historisk erfarenhet).

Överensstämmelse med tillämpliga krav verifieras enligt någon av följande punkter eller genom en kombination av dessa:

1. Ett etablerat sammanhållet regelverk eller standard.
2. Jämförande analys eller riskanalys i enlighet med etablerade vetenskapliga metoder.
3. Empirisk data (historisk erfarenhet).
4. Relevant godkännande

1. Etablerat sammanhållet regelverk eller standard

Avser regelverk och standarder som är etablerade på marknaden och vars nivå är allmänt accepterad. Ange vilket regelverk eller vilken standard som tillämpats för respektive teknikområde i förklarande information.

2. Jämförande analys eller riskanalys i enlighet med etablerade vetenskapliga metoder

Analysens omfattning är beroende av hur mycket den valda lösningen avviker mot etablerade regelverk och standarder samt vilka risker som finns med den lösningen. En lösning där redaren i grunden utgår från ett sammanhållet regelverk men endast gör någon enstaka mindre anpassning kräver betydligt mindre omfattande analyser än en lösning där ägaren konstruerar ett fartyget helt utan att följa ett etablerat regelverk. Beskriv analysen kortfattat och ange vilket företag eller vem som gjort analysen i förklarande information.

3. Empirisk data (historisk erfarenhet)

För äldre fartyg kan det vara svårt att härleda eventuella konstruktionsstandarder och beräkningar som genomförts i samband med att fartyget byggdes. I dessa fall kan det vara tillräckligt att genom empiriska data verifiera att fartyget uppfyller kraven för den verksamhet som har bedrivits historiskt. Fartyget kan även verifieras baserat på verksamhet som bedrivits historiskt av andra fartyg som bygger på samma konstruktionslösning. En sådan analys utgår från den verksamhet som bedrivits och begränsar således användningen av fartyget till just den aktuella verksamheten. Notera att om fartyget byggs om eller dess användning förändras behöver man genomföra mer omfattande analyser. Beskriv vilka empiriska data som ligger till grund för verifieringen i förklarande information. Vilken förklarande information som behövs är beroende av vilket eller vilka alternativ som tillämpats.

4. Relevant godkännande

Det är främst giltiga certifikat som är utfärdade av en behörig myndighet eller organisation som kan anses vara relevanta. Det är nödvändigt att certifikaten omfattar de krav i föreskriften som är tillämpliga för det aktuella fartyget. Med behörig myndighet avses vanligen en administration som är behörig enligt nationell lag, och med behörig organisation avses en organisation som är erkänd, i dagsläget klassningssällskapen. Ange certifikatets omfattning och vilka som har utfärdat certifikatet i förklarande information.

Om ett fartyg ska bibehålla sin säkerhetsnivå, behöver det underhållas, servas och kontrolleras. För att kunna hålla ordning på underhåll och kontroll är det lämpligt att ha en plan där man ser vad som behöver göras och där man dokumenterar vad som gjorts, av vem och när. Du behöver därför se till att du har driftsrutiner, underhålls- och egenkontrollplan.

Du väljer själv på vilket sätt du dokumenterar underhålls- och egenkontrollplan för ditt fartyg, det kan vara allt från ett handskrivet block till ett fartygsanpassat datoriserat system. Huvudsaken är att du håller ordning på - och dokumenterar - ditt underhåll och dina kontroller. Till hjälp kan du använda den egenkontrollista som finns tillgänglig i e-tjänst EKAN under fliken "Kontrollista". Egenkontrollistan kan utgöra grunden för din plan, men du behöver gå igenom vad som är relevant för just ditt fartyg och anpassa den därefter. Exempelvis ta bort aktiviteter som inte är tillämpliga på ditt fartyg. En rekommendation är att du sparar ner egenkontrollistan i Excel för att enklast kunna arbeta med den.

Du ska inte skicka in din kontrollista till Transportstyrelsen.

För att kunna bibehålla en säker drift av fartyget finns det oftast ett behov av att ta fram driftsrutiner. Vilka rutiner som behövs och rutinens omfattning varierar från fall till fall, men driftsrutiner blir särskilt användbara när flera personer är inblandade i driften. Även om det bara är du som använder fartyget kan det vara lämpligt att ta fram rutiner, framförallt för sådana moment som görs mer sällan.

I varje driftsrutin redovisas steg för steg vad som behöver göras och av vem. Du kan göra hänvisningar till handböcker eller motsvarande om de finns tillgängliga för de som läser rutinen.

I Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2017:26) finns krav på ett systematiskt arbetssätt för fartygets och verksamhetens säkerhet. Det kallas för systematiskt sjösäkerhetsarbete. För den som bedriver en mindre verksamhet handlar det i huvudsak om gott sjömanskap och sunt förnuft, men det behöver dokumenteras på ett överskådligt och lättanvänt sätt. Det systematiska sjösäkerhetsarbetet ska också bidra till att man har beredskap och är tränad för tänkbara nödsituationer. Det systematiska sjösäkerhetsarbetet ska bland annat säkerställa att befälhavaren har tillgång till information som gör att denne kan ta sitt ansvar, att det finns rutiner för säker fartygsdrift och för hantering av tillbud  och olyckor samt att en säker arbetsmiljö upprätthålls.

I Transportstyrelsens föreskrift (TSFS 2019:56) framgår vilka av Arbetsmiljöverkets regler som gäller men där finns även speciella regler som bara gäller för arbete ombord på fartyg. Tänk på att även enmansföretag omfattas av arbetsmiljöregler, speciellt regler för skydd mot tekniska anordningar och kemiska ämnen.

En risk är en oönskad händelse som - om den skulle inträffa - kan innebära skada exempelvis på person, egendom eller miljö. Att analysera risker möjliggör att du kan vidta åtgärder innan något har hänt.

Du behöver därför ta fram vilka risker som finns i din verksamhet, till exempel om man kan skada sig på något eller om man riskerar att falla överbord. Värdera risken: Kan en olycka få stora konsekvenser? Hur stor är risken att det händer? Ta fram eventuella åtgärdsförslag och notera när åtgärden ska vara genomförd.

Du väljer själv på vilket sätt du dokumenterar riskanalyser.

Vilka nödrutiner som behövs varierar från fall till fall men för de flesta fartyg är det lämpligt att i alla fall ha några nödrutiner. Detta kan du göra genom att gå igenom de risker som tidigare har redovisats och se om det i några fall är lämpligt att ta fram en nödrutin. Nödrutiner kan till exempel vara bra att ha för grundstötning, kollision, brand, övergivande av fartyget, man överbord och sjukdom. Vissa rutiner är bra även om du är ensam ombord.

Du väljer själv på vilket sätt du dokumenterar dina nödrutiner. 

För att öka möjligheten att hantera nödsituationer på ett bra sätt behöver man öva. Vid övningar ges också möjlighet att se om något behöver ändras eller utvecklas, det kan vara till exempel att utrustningen behöver bytas ut eller att rutinen behöver skrivas om.

Dessa övningar bör dokumenteras som en del i det systematiska sjösäkerhetsarbetet.

För att säkerställa att fartyget är sjövärdigt bör kontroller och underhåll genomföras kontinuerligt och det är viktigt att arbetet dokumenteras. Det är du som fartygsägare som ansvarar för att egenkontrollen genomförs.

Du väljer själv på vilket sätt du dokumenterar dina kontroller och ditt underhåll men kan använda den egenkontrollista som finns tillgänglig i e-tjänst EKAN under fliken "Kontrollista". Kontrollistan kan utgöra grunden för din plan, men du behöver gå igenom vad som är relevant för just ditt fartyg och anpassa den därefter. En rekommendation är att du sparar ner egenkontrollistan i Excel för att enklast kunna arbeta med den.

Du ska inte skicka in din kontrollista till Transportstyrelsen.

Att ha relevant och uppdaterad dokumentation kan ses som en del i det systematiskt sjösäkerhetsarbetet.

Vad som åtminstone behöver finnas dokumenterat är:

• fartygets avsedda användning samt dess begränsningar (se A)
• hur överensstämmelse med tillämpliga krav har verifierats (se A)
• kontroller, service och underhåll som utförts (se B)
• drifts- och nödrutiner (se B och C)
• det systematiska sjösäkerhetsarbetet (se C)

Dessutom behövs sådan dokumentation som är nödvändig för att köra fartyget, till exempel sjökort och manualer.

Det är bra om du använder någon form av versionshantering så att de som använder systemet kan se när förändringar sker.

Dokumentationen behåller du själv och förvarar det som behövs för driften ombord på fartyget. Du behöver inte skicka in något till oss på Transportstyrelsen om vi inte uttryckligen begär det.

När du har all dokumentation och rutiner på plats ska du avrapportera din egenkontroll. Den gör du varje år via e-tjänst EKAN, rapporteringen ska göras under perioden 1 januari - 31 maj.

Du ska kontrollera och uppdatera uppgifter om fartyget i e-tjänst EKAN under fliken "Fartygsuppgifter". För att du ska kunna göra detta måste du vara registrerad som informationsansvarig.

Genom att avrapportera egenkontroll intygar du att nedanstående har kontrollerats och uppfyller gällande regler:

• Fartyget är i sjövärdigt skick när fartyget används för sjöfart.
• Eventuella förändringar av fartygets utformning, utrustning eller användning uppfyller gällande regler.
• Eventuella sjöolyckor (inkl. arbetsplatsolyckor) har meddelats till Transportstyrelsen.
• Den grundläggande fartygsdokumentationen och fartygsuppgifterna i EKAN är uppdaterad.
• Det systematiska sjösäkerhetsarbetet är etablerat, dokumenterat och anpassat till aktuell verksamhet.
• Fartygets har genomgått föreskriva besiktningar. 

EKAN e-tjänst.

När du har avrapporterat egenkontrollen skriver du själv ut ett egenkontrollintyg via e-tjänsten som ska finnas ombord på fartyget.

En faktura avseende årsavgift som utgår varje år skickas ut efter avrapporterad egenkontroll. Årsavgiften är bl.a. beroende på fartygets nyttjande.