Frågor och svar om kör- och vilotider för transportföretag

Om det konstateras överträdelser av reglerna om kör- och vilotider samt färdskrivare i er verksamhet, kan det leda till att ni senare blir uttagna till en företagskontroll.

Transportstyrelsen väljer ut företag för kontroll baserat på ett riskvärde. Riskvärdet beror i huvudsak på resultatet av tidigare genomförda väg- och företagskontroller. Om ni blir utvalda för kontroll, innebär det bland annat att ni ska skicka in färdskrivaruppgifter för era fordon och förare.

Andra faktorer som kan påverka urvalet är exempelvis information från andra myndigheter och underrättelser från andra medlemsstater om svenska företag som brutit mot reglerna om kör- och vilotider.

Urvalet kan även göras slumpmässigt eller riktat mot en viss bransch eller region.

Ni behöver kunna redogöra för förarna, fordonen och körningarna. Här räknar vi upp vilka uppgifter som vi vill ha.

Material om förare:

• Digitala förarkortsfiler för samtliga förare – både anställda och inhyrda – som varit verksamma i företaget. Tänk på följande:
  • Filerna ska omfatta hela kontrollperioden eller den period föraren arbetat.
  • Det ska vara rådatafiler (ursprungsfiler) från förarkort. Utskrifter från analysverktyg kan inte ersätta rådatafiler.
  • Filerna ska innehålla data från de kopieringar som skett under och även närmast efter kontrollperioden. (Filerna ska vara kompletta, det vill säga att alla relevanta data ska finnas tillgänglig för kontroll, om filen exempelvis är för sent kopierad finns risk att uppgifter skrivits över.)
• Diagramblad i original. Observera att diagrambladen ska skickas in med post till oss.
• Förares utskrifter från färdskrivare.
• Eventuella färjebiljetter.

Material om fordon:

• Digitala fordonsenhetsfiler för samtliga fordon – såväl egna som inhyrda – som har omfattats av bestämmelserna:
  • Filerna ska omfatta hela kontrollperioden.
  • Det ska vara rådatafiler (ursprungsfiler) från färdskrivare. Utskrifter från analysverktyg kan inte ersätta rådatafiler.
  • Filerna ska innehålla data från de kopieringar som skett under och närmast efter kontrollperioden.
  • Ni behöver visa om ett fordon inte använts. Det kan ni till exempel göra genom att skicka in en fordonsenhetsfil.
• Om ni har ett fordon med analog färdskrivare som inte har använts eller bara använts delvis under perioden, behöver ni visa det. Det kan ni till exempel göra genom att skicka in diagrambladen som visar den sista användningen av fordonet före perioden och det första diagrambladet som användes efter perioden.

Om det finns det körningar som är undantagna bestämmelserna:

För att vi ska kunna ta ställning till om en transport i er verksamhet är undantagen från bestämmelserna om kör- och vilotider. måste ni lämna en redogörelse för transporten. Vi vill att det framgår i redogörelsen eller av annan inskickad dokumentation vilket fordon som har använts, vem som har kört fordonet, vad fordonet har använts till och tidpunkt för körningen. Ni kan till exempel skicka in

• avtal eller fakturaunderlag om underhåll av vägar
• redogörelse för era fordon som har använts för persontransporter i linjetrafik som understiger 50 km. Redogörelsen ska visa vilken linje som körts och linjens sträckning.

Läs mer om undantag från kör- och vilotider.

Om det finns körningar som inte är vägtransport:

Vi behöver en redogörelse för eventuella körningar som finns i er verksamhet men som inte är vägtransport och därför ligger utanför bestämmelserna om kör- och vilotider. Det kan exempelvis vara kortare förflyttningar på företagets område. Ni kan till exempel skicka in

• en kortfattad beskrivning av körningarna och vilka som utfört dem
• anställningsavtal och arbetstider för personal som uteslutande utför
• körningar som inte omfattas av bestämmelserna.

Hur ni informerar, planerar och följer upp arbetet med kör- och vilotider:

Vår kontroll innebär att vi ser på hur ni i företaget arbetar för att era förare ska kunna följa reglerna om kör- och vilotider samt färdskrivare. Ni behöver därför visa hur ni arbetar med att hindra överträdelser genom att informera, planera och följa upp era förare.

Om ni har blivit uttagna till företagskontroll, behöver ni skicka in dokumentation som visar hur ni organiserat er verksamhet, vilka rutiner ni har, hur ni har utbildat och informerat era förare. Ni behöver även visa hur ni har jobbat med att följa upp ert arbete och era förare. I vår kontroll bedömer vi om ni har visat att åtgärderna varit tillräckliga för att hindra förarnas överträdelser.

Ett bra sätt att planera arbetet är att vara tydlig med vad som ska göras och av vem i olika situationer. Det kan vara att på förhand ta fram rutiner för till exempel hur förarkort och färdskrivaruppgifter ska kopieras och hur oförutsedda händelser och verkstadsintyg ska hanteras. Hur ska uppföljningen av förarna göras och av vem? Vilka utbildningar behöver genomföras? Att följa upp hur ni har arbetat är lika viktigt som informationen och planeringen. Det bör göras regelbundet, dokumenteras och sparas.

Är det något annat Transportstyrelsen behöver veta?

Ja, om det har inträffat något speciellt under kontrollperioden, kan ni behöva skicka in uppgifter som visar det. Det kan till exempel vara

• intyg om verkstadsbesök
• material som skulle ha ingått i kontrollen men som har beslagtagits av en annan myndighet.

Transportstyrelsen har ändrat rutinen för att utfärda företagskort på grund av nya säkerhetsfunktioner i den smarta färdskrivaren. Det kan innebära problem med företagslås om man har företagskort som har utfärdats före oktober 2019. Om ni byter företagskort uppmanar vi er att byta alla kort samtidigt, och följa de rekommendationer som vi hänvisar till nedan. Med anledning av de ändrade rutinerna kommer det även att krävas särskilda rutiner för kopiering av färdskrivaruppgifter.

Läs mer om frågan på Smart färdskrivare kräver nya företagskort och verkstadskort.

Nej, det finns inget krav på företagskort. Kortet kan användas för att låsa färdskrivaren till företaget för att hindra obehörig åtkomst till informationen som registreras. Finns det inget företagslås i färdskrivaren kan alla med kopieringsutrustning kopiera uppgifterna. Om ert företagslås är aktiverat, kan bara ert företagskort användas för att kopiera uppgifterna. Kontrollera därför befintliga företagslås när ni köper eller hyr ett fordon.

Från färdskrivaren ska kopieringen göras senast inom 90 dagar från dagen för registreringen av uppgiften. Från förarkorten ska kopieringen göras senast inom 28 dagar. Finns det inga registreringar på förarkortet de senaste 28 dagarna, är det inget krav på kopiering.

Det kan finnas skäl att kopiera uppgifterna oftare än 28 och 90 dagar, eftersom ni har krav på er att bevara alla relevanta uppgifter som registreras på förarkortet och i färdskrivaren.

Ja, vi rekommenderar att ni gör det. Om ni blir uttagna för företagskontroll av kör- och vilotider och fordonet inte har använts, behöver ni kunna visa det. För fordon med digital färdskrivare kan ni enkelt visa det genom att kopiera färdskrivaruppgifterna. För fordon med analog färdskrivare som inte har använts under perioden behöver ni visa det. Det kan ni till exempel göra genom att skicka in diagrambladen som visar den sista användningen av fordonet före perioden och det första diagrambladet som användes efter perioden.

Om ni inte skickar in färdskrivaruppgifter eller diagramblad, behöver ni på något annat sätt göra det sannolikt att fordonet inte har använts.

Alla uppgifter från färdskrivare, förarkort, diagramblad och utskrifter ska bevaras i minst ett år när det gäller kör- och vilotidsreglerna.

Tänk även på att spara sådant som kan vara bra att kunna visa upp vid en eventuell företagskontroll, exempelvis verkstadsintyg, färjebiljetter, utbildningsmaterial och dokumenterad uppföljning.

Om färdskrivaren går sönder eller fungerar felaktigt, ska den repareras så snart som möjligt. Om fordonet inte kan återvända till stationeringsorten inom en vecka från den dag då utrustningen gick sönder, ska reparationen göras under resans gång. Det är företagets ansvar att se till att färdskrivaren repareras.

Föraren måste – från upptäckten av felet – manuellt på baksidan av utskriftspappret från färdskrivaren, på ett diagramblad eller annat papper registrera alla sina aktiviteter som annars skulle ha registrerats av färdskrivaren