Dokumentation och inadekvata mottagningsanordningar
Om en mottagningsanordning inte kunnat ta emot det avfall som fartyg har behov av att lämna så ska fartyg göra en anmälan om inadekvata mottagningsanordningar, och hamnen ska lämna intyg till fartyget om att avfall inte har kunnat tas emot. Samma intyg ska hamnen dessutom skicka till Transportstyrelsen.
Dokumentation från hamnen till fartyget och till Transportstyrelsen
Om en mottagningsanordning inte har kunnat ta emot avfall från ett fartyg ska den som ansvarar för att ha en mottagningsanordning för sådan avfall förse fartyget med ett dokument som anger att avfallet inte har kunnat lämnas samt orsaken till detta. Dokumentet kan vara elektroniskt.
Den som ansvarar för mottagningsanordningen ska även skicka dokumentet till Transportstyrelsen på adressen sjofart@transportstyrelsen.se.
Inadekvata mottagningsanordningar
Fartyget som av någon anledning inte kunnat lämna avfall kan anmäla inadekvata mottagningsanordningar till sin flaggstats sjöfartsmyndighet. Om möjligt ska fartyget även skicka anmälan till behörig myndighet i hamnstaten där den bristande mottagningsanordningen finns. I Sverige ska anmälan om inadekvata mottagningsanordningar för svenska fartyg eller i svenska hamnar lämnas till Transportstyrelsen.
Mall för anmälan finns i dokumentet Reporting alleged inadequacy of port reception facilities.
Anmälan om inadekvata mottagningsanordningar skickas till sjofart@transportstyrelsen.se.