Tillsättning av befattningshavare inom ATO
Här har vi samlat information om hur tillsättning av befattningshavare inom ATO går till. Tillsättning av befattningshavare är föremål för myndighetens prövning, vilket i praktiken innebär att de personer som är tänkta att inneha någon av de befattningar som nämns längst ner på sidan ska godkännas av Transportstyrelsen.
Ansökan
Vid tillsättning av någon av de nedan nämnda befattningarna ska organisationen ansöka genom att använda följande blakett med tillhörande bilaga:
Till ansökan ska även bifogas reviderad(e) manual(er) där ändringen framgår:
- Form 4 (BSL14345),
- CV/meritförteckning, samt
- dokumentation kring hur organisationen hanterar förändringen (Management of Change).
Transportstyrelsen granskar sedan ansökan och de formella meriterna mot gällande regelkrav. Om kraven anses vara uppfyllda kallas personen till intervju och skriftligt prov.
Sökande till befattningarna CFI och/eller CTKI kallas normalt inte till intervju och skriftligt prov, men Transportstyrelsen förbehåller sig rätten att göra detta om det anses nödvändigt.
Information inför prov och intervju
Syftet med intervju och prov är att säkerhetsställa att den tilltänkta befattningshavaren har tillräckliga kunskaper att hitta i och förstå regelverket. Utöver detta vill vi under intervjun säkerhetsställa att den prövade kan omsätta regelverket i praktiken i sin organisation med stöd av sina manualer.
Vid intervjun förväntas därför att den sökande kan beskriva:
- flygutbildning i allmänhet och flygskolans utbildningsverksamhet i detalj
- flygskolans manualverk
- styrande regelverk
- roll och ansvar för den tänkta befattningen.
Skriftligt prov
Provet består av ett antal frågor som ska besvaras i skrift inklusive en regelreferens. En poäng ges för rätt svar och en poäng för rätt referens. Provet är så kallat "open book" där det står den prövade fritt att använda en läsplatta, PC eller manualverk i skrift. Vi ger tillgång till Wifi under provet om så önskas. Vi tillhandahåller dock inte regelverket, eller annan dokumentation i skrift. Tid för prov är 120 minuter och det krävs 75% rätta svar för att nå godkänt resultat.
Intervju
Intervjun består av ett antal frågor som den tilltänkta befattningshavaren ska svara på genom en dialog med inspektörerna. Syftet med intervjun är att den prövade skall kunna beskriva hur han/hon planerar att bedriva verksamheten inom sitt kommande verksamhetsområde. Utöver frågor på regelverket kommer vi även att ställa frågor på organisationens manualer som berör den prövades verksamhetsområde.
Förberedelse inför prov och intervju
Vi rekomederar att ni förbereder er genom att studera, bland annat, följande:
- Del-FCL,
- Del-ORA,
- Förordning (EU) No 376/2014 och
- Organisationens manualer.
Exempel på skriftlig fråga:
"På vilket sätt genomför organisationen identifiering av faror för flygsäkerheten som organisationens verksamhet medför?"
Exempel på en intervjufråga:
"Berätta vilka regelverk som styr er verksamhet, var du finner dem och hur du/ni håller er uppdaterade med dessa?"
Vanliga fel/missförstånd
Anledningen att vi belyser punkterna nedan är att vi vill att ni funderar igenom hur ni, genom ert arbete, kan minska dessa fel och missförstånd. Detta som ett första steg genom era förberedelser inför ert prov, intervju och sedan vidare i ert dagliga jobb.
- Vi finner de största bristerna i kunskapen och förståelsen när det kommer till säkerhetsledningssystem (ORA.GEN.200) och hur alla i organisationen skall vara en del av detta.
- Som vi nämner i texten ovan har vi tidigare märkt att de tilltänkta befattningshavarna inte fullt ut har tänkt igenom hur de planerar att bedriva verksamheten efter tillträdet som befattningshavare.
- Ett vanligt fel vi ser hos organisationerna är att det inte finns någon procedur för hur organisationen planerar att hålla sig uppdaterad med regelförändringar.
- Ofta finner vi en undermålig grundorsaksanalys för avvikelser i verksamheten.
- Ofta finner vi att avvikelser inte följs upp på ett korrekt sätt och då minskar inte risken att avvikelsen återupprepas.
- Vi finner ofta en bristande förståelse för det proaktiva arbetet för att minska riskerna inom organisationerna.
Olika befattningar inom ATO
Utdrag från regelverket:
ORA.GEN.210 Personnel requirements
The organisation shall appoint an accountable manager, who has the authority for ensuring that all activities can be financed and carried out in accordance with the applicable requirements. The accountable manager shall be responsible for establishing and maintaining an effective management system.
Målsättning
AM ska ha ingående kunskap om de regler och förordningar som är applicerbara för den aktuella verksamheten i syfte kunna bedöma regeluppfyllnad. Likaså ska AM ha kännedom om kravbilderna på nominerade personer, safety manager och compliance monitoring manager inför tillsättning på dessa poster.
Organisationen ska kunna visa att tilltänkt AM har förfogande över de medel som krävs.
Det är önskvärt att det finns en introduktionsplan för kandidaten där utbildning om verksamheten och dess system ingår.
Behövs endast för organisationer som bedriver utbildning till CPL, MPL, ATPL och/eller tillhörande behörigheter och certifikat.
Utdrag från regelverket:
ORA.ATO.210 Personnel requirements
(c) Chief flight instructor (CFI). The ATO providing flight instruction shall nominate a CFI who shall be responsible for the supervision of flight and flight simulation training instructors and for the standardisation of all flight instruction and flight simulation instruction. The CFI shall hold the highest professional pilot licence and associated ratings related to the flight training courses conducted and hold an instructor certificate with the privilege to instruct for at least one of the training courses provided.
AMC2 ORA.ATO.210 Personnel requirements
(b) Chief flight instructor (CFI)
(1) The CFI may delegate standardisation and supervision to the flight instructors. In all cases it is the CFI who is ultimately responsible for ensuring quality and standards.
(2) The CFI should, except in the case of ATOs providing flight test training, have completed 1 000 hours of flight time as pilot-in-command (PIC).
At least 500 of those hours should be on flying instructional duties related to the flying courses provided, of which 200 hours may be instrument ground time.
Målsättning
Chief Flight Instructor ska
- ha kunskap om kraven i part-FCL
- ha kunskap om ledningssystemet och dess kärnprocesser
- känna till strukturen i verksamheten och interna ansvarsförhållanden
- ansvara för standardisering av flyg- och simulatoristruktörer, och vid tillfället för intervjun, kunna redogöra för hur och med vilken frekvens han/hon planerar att genomföra detta.
- kunna tillse att verksamheten uppfyller regler, förordningar och AMC/GM likväl som verksamhetens egna standarder.
Utdrag från regelverket:
AMC1 ORA.GEN.200(a)(6) Management system
(3)(1) To ensure that the organisation continues to meet the requirements of this Part and other applicable Parts, the accountable manager should designate a compliance monitoring manager. The role of the compliance monitoring manager is to ensure that the activities of the organisation are monitored for compliance with the applicable regulatory requirements , and any additional requirements as established by the organisation, and that these activities are being carried out properly under the supervision of the relevant head of functional area.
(3)(2) The compliance monitoring manager should be responsible for ensuring that the compliance monitoring programme is properly implemented, maintained and continually reviewed and improved.
(3)(3) The compliance monitoring manager should:
(i) have direct access to the accountable manager;
(ii) not be one of the other persons referred to in ORA.GEN.210(b);
(iii) be able to demonstrate relevant knowledge, background and appropriate experience related to the activities of the organisation; including knowledge and experience in compliance monitoring; and
(iv) have access to all parts of the organisation, and as necessary, any contracted organisation.
(3)(4) In the case of a non-complex organisation, this task may be exercised by the accountable manager provided he/she has demonstrated having the related competence as defined in (c)(3)(iii).
(3)(5) In the case the same person acts as compliance monitoring manager and as safety manager, the accountable manager, with regards to his/her direct accountability for safety, should ensure that sufficient resources are allocated to both functions, taking into account the size of the organisation and the nature and complexity of its activities.
Målsättning
En Compliance monitoring manager
- ska kunna uppvisa kunskap och erfarenhet av den verksamhet som bedrivs samt ha kunskap och erfarenhet av arbete med regelefterlevnad.
- kan använda externa auditörer om kompetens i den egna organisationen saknas, men är ansvarig för att bedöma dem som engageras inom Compliance monitoring programme.
- ska ha tillträde till alla delar i organisationen och alla eventuella leverantörer
- ska ha direkt tillgång till accountable manager, och vid tillfället för intervjun, kunna redogöra hur och med vilken frekvens kontakt med AM skall ske.
- ha kunskap om funktionerna inom ledningssystemet.
- ha förståelse för att rollen som compliance monitoring manager skiljer sig åt från den tidigare rollen som quality manager.
- skall, vid tillfället för intervjun, kunna beskriva hur han/hon tänkt genomföra internrevision (audit) på alla applicerbara delar av verksamheten.
Behövs endast för organisationer som bedriver utbildning till CPL, MPL, ATPL och/eller tillhörande behörigheter och certifikat.
Utdrag från regelverket:
ORA.ATO.210 Personnel requirements
(d) Chief theoretical knowledge instructor (CTKI). The ATO providing theoretical knowledge instruction shall nominate a CTKI who shall be responsible for the supervision of all theoretical knowledge instructors and for the standardisation of all theoretical knowledge instruction. The CTKI shall have extensive experience as a theoretical knowledge instructor in the areas relevant for the training provided by the ATO.
Målsättning
Chief Theoretical Knowledge Instructor ska
- ha stor erfarenhet som teoriinstruktör inom områden som är relevanta för den utbildning organisationen tillhandahåller
- ha kunskap om kraven i part-FCL
- ha kunskap om ledningssystemet och dess kärnprocesser
- känna till strukturen i verksamheten och interna ansvarsförhållanden
- ansvara för standardisering av teoriinstruktörer, och vid tillfället för intervjun, kunna redogöra för hur och med vilken frekvens han/hon planerar att genomföra detta.
- kunna tillse att verksamheten uppfyller regler, förordningar och AMC/GM likväl som verksamhetens egna standarder.
Utdrag från regelverket:
ORA.ATO.110
(a) An HT shall be nominated. The HT shall have extensive experience as an instructor in the areas relevant for the training provided by the ATO and shall possess sound managerial capability.
(b) The HT's responsibilities shall include:
(1) ensuring that the training provided is in compliance with Part-FCL and, in the case of flight test training, that the relevant requirements of Part-21 and the training programme have been established;
(2) ensuring the satisfactory integration of flight training in an aircraft or a flight simulation training device (FSTD) and theoretical knowledge instruction; and
(3) supervising the progress of individual students.
AMC1 ORA.ATO.110(b) Personnel requirements
The nominated head of training (HT) should have the overall responsibility to ensure that the training is in compliance with the appropriate requirements. In an ATO providing training courses for different aircraft categories, the HT shall be assisted by one or more nominated deputy HT(s) for certain flight training courses.
AMC2 ORA.ATO.210 Personnel requirements
Gäller endast för organisationer som bedriver utbildning till CPL, MPL, ATPL och/eller tillhörande behörigheter och certifikat.
The nominated HT should hold or have held in the 3 years prior to first appointment as HT, a professional pilot licence and associated ratings or certificates issued in accordance with Part-FCL, related to the flight training courses provided.
Målsättning
Head of Training ska
- kunna uppvisa erfarenhet som instruktör inom för organisationens verksamhet relevanta områden
- besitta goda ledaregenskaper
- ha god kunskap om kraven i part-FCL för att kunna säkerställa att utbildningen bedriv i enlighet med dessa krav
- ha kunskap om ledningssystemet och dess kärnprocesser
- känna till strukturen i verksamheten och interna ansvarsförhållanden
- ha kunskap om val och styrning av leverantörer
- kunna tillse att verksamheten uppfyller regler, förordningar och AMC/GM likväl som verksamhetens egna standarder
- kunna åtgärda avvikelser, finna mitigerande åtgärder, följa upp och mäta effekt av vidtagna åtgärder
- vid tillfället för intervjun, kunna redogöra hur han/hon skall säkerställa hur utbildningen genomförs enligt gällande regler.
Utdrag från regelverket:
Icke-komplex organisation
AMC1 ORA.GEN.200(a)(1);(2);(3);(5) Management system
The organisation should identify a person who fulfils the role of safety manager and who is responsible for coordinating the safety management system. This person may be the accountable manager or a person with an operational role in the organisation.
Komplex organisation
AMC1 ORA.GEN.200(a)(1) Management system
The safety manager should act as the focal point and be responsible for the development, administration and maintenance of an effective safety management system.
(2) The functions of the safety manager should be to:
(i) facilitate hazard identification, risk analysis and management;
(ii) monitor the implementation of actions taken to mitigate risks, as listed in the safety action plan;
(iii) provide periodic reports on safety performance;
(iv) ensure maintenance of safety management documentation;
(v) ensure that there is safety management training available and that it meets acceptable standards;
(vi) provide advice on safety matters; and
(vii) ensure initiation and follow-up of internal occurrence / accident investigations.
Komplex organisation
GM1 ORA.GEN.200(a)(1) Management system
(a) Depending on the size of the organisation and the nature and complexity of its activities, the safety manager may be assisted by additional safety personnel for the performance of all safety management related tasks.
(b) Regardless of the organisational set-up it is important that the safety manager remains the unique focal point as regards the development, administration and maintenance of the organisation's safety management system.
Målsättning
Safety manager ska agera fokalpunkt i organisationen och är ansvarig för utveckling, administration och underhåll av ett effektivt säkerhetsledningssystem och ska därför:
- ha kunskap om luftfartssystemet
- ha kunskap om och förståelse för Kommissionens och Rådets förordningar med tillhörande AMC, CS och GM, samt övriga relevanta regler
- besitta en administrativ förmåga
- ha kompetens för utveckling och administration av ledningssystemet
- ha direkt tillgång till accountable manager
- facilitera identifiering av faror och genomförandet av riskanalyser
- övervaka implementering av vidtagna åtgärder för att mitigera risker samt utvärdera åtgärdernas verkan
- administrera säkerhetsrelaterad dokumentation
- presentera regelbundna rapporter om säkerhetsutvecklingen inom verksamheten (komplexa organisationer)
- säkerställa att utbildningar inom ledningssystem finns tillgängliga och att dessa möter verksamhetens syften (komplexa organisationer)
- ge råd i säkerhetsrelaterade frågor
- säkerställa de interna hanteringen av händelserapporter/utredningar.