En smart färdskrivare kräver nya företagskort och verkstadskort
Transportstyrelsen har ändrat rutinen för hur vi utfärdar företagskort och verkstadskort. Vi har gjort ändringen för att leva upp till kraven på hur en smart färdskrivare läser av giltighet på färdskrivarkort. Därför krävs också särskilda rutiner för kopiering av färdskrivaruppgifter.
Den smarta färdskrivaren innehåller fler säkerhetssystem mot manipulation och bättre kryptering av uppgifterna som skapas i den. Det innebär att färdskrivaren inte accepterar färdskrivarkort med ett lägre ersättningsindex eller förnyelseindex för samma kort som använts tidigare.
Ett kortnummer är uppbyggt av 16 tecken där de första 13 tecknen är organisationsspecifika, det 14:e tecknet är ett löpnummer, det 15:e tecknet är index för ersättning och det 16:e tecknet är index för förnyelse.
När ett företag eller en verkstad har behövt flera kort har Sverige tidigare valt att räkna upp ersättningsindex istället för löpnummer. Detta har inneburit att ett företag som har flera kort har fått kort med olika ersättningsindex. Om företaget låser sin smarta färdskrivare med sitt företagskort som har kortnummer 0034567899870020 och sedan försöker kopiera ut uppgifter med sitt kort med kortnummer 0034567899870010 kommer det inte fungera. Det beror på att den smarta färdskrivaren kommer att betrakta kortet med lägre ersättningsindex som ogiltigt.
Vad har vi gjort för att åtgärda problemet?
Med anledning av ovanstående har vi ändrat hur kortnummer för företagskort utfärdas.
De nya kortnumren ändras genom att de 13 första tecknen, som är organisationsspecifika, börja med siffrorna 20 istället för 00. Om ni exempelvis har ett kortnummer som börjar med siffrorna 0034567899870, kommer ert nya kortnummer fortsättningsvis att börja med 2034567899870. Ändring av de 13 första tecknen i kortnumren tillåter omstart av löpnummer, ersättningsindex och förnyelseindex.
När ska ni byta era företagskort?
Om ni har företagskort med den äldre typen av numrering och gör en beställning av företagskort kommer ni att få företagskort med nya kortnummer.
- Om ert företag har fordon med smart färdskrivare och ni har fler än ett företagskort. Vi rekommenderar er att byta alla era företagskort så snart som möjligt. Om ni har både gamla och nya företagskort kan det uppstå problem vid kopiering av färdskrivaruppgifterna.
- Om ert företag har fordon med smart färdskrivare och ni endast har ett företagskort.Det vill säga ni använder samma företagskort vid kopiering av färdskrivaruppgifter som ni använde då ni låste er smarta färdskrivare. Då ni endast använder er av ett företagskort i er smarta färdskrivare uppstår inte problemet med kopiering av färdskrivaruppgifterna. Vi rekommenderar er att byta ert företagskort senast 6 månader innan ert företagskort blir ogiltigt. Vår rekommendation är för att ni ska hinna säkerställa att all information har kopierats på rätt sätt innan giltighetstiden går ut på de äldre korten.
- Om ert företag endast har fordon med digitala färdskrivare. Problemet med kopiering av färdskrivaruppgifter på grund ovan nämnda problematik finns inte för de digitala färdskrivarna. Vi rekommenderar er att byta era företagskort senast 6 månader innan era företagskort blir ogiltiga. Vår rekommendation är för att ni ska hinna säkerställa att all information har kopierats på rätt sätt innan giltighetstiden går ut på de äldre korten. När ni gör bytet uppmanas ni att byta alla era företagskort, även om vissa har en längre giltighetstid.
När ni än väljer att göra ert första byte av företagskort står vi för kostnaden för de företagskort som behöver bytas på grund av kortnummerbytet.
Vad ska ni som företag göra vid byte av företagskort?
När ni ska byta företagskort finns det några saker som är viktiga att tänka på. Vi har därför tagit fram en lista som ni kan följa för att det ska bli rätt. Det är viktigt att ni utför nedanstående punkter i den ordning de är skrivna för att era färdskrivaruppgifter inte ska gå förlorade. Observera att det gäller för samtliga färdskrivare som är låsta till ert företagskort.
- Beställ nytt/nya företagskort. Om ni anlitar ett externt företag för fjärrkopiering ska ni skicka samma antal företagskort till dem som de har idag. Bytet av företagskort underlättas för er om både det externa företaget för fjärrkopiering och ni själva har tillgång till minst ett företagskort.
- Planera in ett datum som passar för er verksamhet att utföra nedanstående punkter. Om ni anlitar ett externt företag för fjärrkopiering kontakta dem och meddela att ni planerar att byta företagskort.
- Innan ny börjar använda de nya korten behöver ni kopiera, enligt er ordinarie rutin, färdskrivaruppgifterna från färdskrivaren. Detta måste utföras för alla era färdskrivare som är kopplat till ert nuvarande företagskort.
- Sätt i det nya företagskortet i färdskrivaren och lås färdskrivaren enligt instruktion från er färdskrivartillverkare. Detta måste utföras för alla era färdskrivare för att koppla dem till ert nya företagskort.
- Spara de tidigare företagskorten tills ni säkerställt att kopiering blev utförd och att innehållet i filerna är korrekt för samtliga färdskrivare. Detta är viktigt eftersom ert företag har krav på att bevara uppgifter från färdskrivaren under minst ett år och kunna lämna över dessa uppgifter till oss vid en eventuell företagskontroll.
- Ni ska efter det enbart kopiera färdskrivaruppgifterna med ert nya företagskort.
Om ni anlitar ett externt företag för fjärrkopiering är det viktigt att ni kopierat uppgifterna från era färdskrivare och låst färdskrivarna för samtliga fordon med samma företagskort för att de ska kunna kopiera färdskrivaruppgifterna från alla era färdskrivare.
Om ni av någon anledning inte har kopierat uppgifterna enligt föregående rutin finns det två sätt att kopiera uppgifterna beroende på om era tidigare företagskort fortfarande är giltiga eller inte.
Om ni har kvar både äldre och nyare företagskort
- Säkerställ vilket företagslås som har varit aktivt i färdskrivaren sedan er senaste kopiering av uppgifterna.
- Kopiera uppgifterna med det företagskort som stämmer överens med företagslåset för perioden.
- Om ni har växlat företagslås under den period ni har för avsikt att kopiera behöver ni genomföra en kopiering med båda företagskorten. Då kommer uppgifterna som är kopplade till respektive företagskort lagras i två olika färdskrivarfiler. Observera att ni i de flesta fall inte behöver ändra företagslås för att kopiera uppgifter med ett företagskort som inte stämmer överens med det aktuella företagslåset, men det finns vissa färdskrivarmodeller som automatiskt byter företagslås när ett företagskort används.
- Efter att ni har kopierat alla uppgifter som är kopplade till de äldre företagskorten är det viktigt att ni säkerställer att alla färdskrivare är låsta till era nya företagskort. Efter det ska inte de äldre korten användas längre.
Om ni inte har kvar era äldre företagskort
Om uppgifterna i färdskrivaren är låsta till ett företagskort som har gått ut i tid eller som ni av någon anledning inte har kvar behöver ni söka extern hjälp för att kunna kopiera uppgifterna. Ackrediterade färdskrivarverkstäder brukar i regel vara behjälpliga i detta, förutsatt att ni kan uppvisa att fordonet har gått i er verksamhet under den aktuella perioden. Eftersom det i detta fall är ert eget företagslås som har varit aktivt i färdskrivaren, men med ett annat kortnummer, kan verkstäderna se detta. Även i det här fallet behöver ni säkerställa att alla era färdskrivare är låsta med era nya företagskort, så att ni ska kunna kopiera uppgifterna framöver.
Vad händer om ni inte bevarar uppgifterna?
Ni som transportföretag har ett ansvar att bevara färdskrivaruppgifterna i minst ett år och överlämna dem till oss på begäran. Om ni inte kan uppvisa färdskrivaruppgifterna om vi begär dem av er kan det i sin tur leda till att ni bedöms ha brutit mot reglerna, vilket kan medföra sanktionsavgift vid en kontroll hos oss.