Personer rapporterar i första hand till sin organisation (dvs. den organisation som har uppgiftslämnaren i sin tjänst, kontrakterar denne eller anlitar dennes tjänster).

Organisationer som är certifierade eller godkända av EASA rapporterar i sin tur till EASA, och övriga organisationen till den behöriga myndigheten i den medlemsstat där organisationen är etablerad. 

Personer som inte tillhör någon organisation, exempelvis privatflygare, rapporterar i stället direkt till myndigheten.