Transportstyrelsens avgiftsmodell

Avgifterna bygger på vår tidsredovisning

Avgifterna bygger i mångt och mycket på den tid som läggs ner inom varje verksamhet och på vilka olika typer av uppgifter, som tiden läggs. Varje medarbetare hos Transportstyrelsen redovisar all sin tid fördelade på olika arbetsuppgifter där hon eller han arbetar. Viss arbetad tid är direkt kopplad till ett ärende eller specifik verksamhet, medan annan tid inte kan knytas till ett specifikt område, men krävs ändå för att upprätthålla de skyldigheter vi har som myndighet.

Den redovisade tiden styr hur lönekostnader fördelas och ligger också till grund för hur gemensamma kostnader fördelas. Det kan till exempel röra sig om lokalkostnader eller ekonomi-, juridik-, arkiv- och personalfunktioner som inte direkt är kopplade till ett ärende, men som i vissa fall är krav vi har som statlig myndighet och i andra fall krävs för att vår verksamhet ska fungera. Om vi lägger ner mycket egen tid på en viss verksamhet, får den också bära en större del av våra gemensamma kostnader.

När det gäller kostnader som är direkt kopplade till ett ärende belastar det den verksamheten. För vissa kostnader, exempelvis inom it, är det ofta en del som direkt kan kopplas till en verksamhet och andra kostnader som fördelas på fler verksamheter.

Vi arbetar mycket med uppföljning av våra kostnader och vår tidsredovisning för att säkerställa att kostnaderna hamnar inom rätt område och att rätt avgiftsbetalare belastas i slutändan.

Fast avgift eller löpande timtaxa?

När vi bygger upp våra avgifter gör vi en bedömning av vilken typ av avgift som fungerar bäst för just den verksamheten. Vi väljer ofta en fast årsavgift när vi vet hur mycket tid vi lägger på verksamheten och hur många avgiftsbetalare som finns. Om vi har en ny verksamhet där vi har svårt att beräkna hur mycket tid som går åt, eller om tidsåtgången varierar mycket mellan olika ärenden, väljer vi ofta en löpande timtaxa eller att ha en del fast avgift och en del löpande timtaxa.

Även när vi har en fast årsavgift för en verksamhet, kan tidsåtgången variera mycket mellan olika ärenden. Då har vi olika avgiftsnivåer som speglar kostnaden vi har för den specifika gruppen. Vi delar in grupperna efter till exempel

• typ – olika tillståndstyper, typ av spår, typ av fartyg,
• antal – antal tillstånd,
• storlek – vikt och längd.

Vad består våra kostnader av

Hur fördelningen mellan olika typer av kostnader ser ut varierar mycket mellan olika områden. I vissa fall har vi nästan bara kostnader för personal och gemensamma kostnader, medan vi inom andra områden har en stor del it-kostnader och enbart en liten andel för personal. Det beror på att olika ärenden hanteras på olika sätt – alltifrån helt automatisk handläggning och beslut till helt manuell hantering. Det gör att det inte går att beskriva kostnadsfördelningen på ett heltäckande sätt. Eftersom Transportstyrelsen har en mängd olika typer av ärenden med olika avgifter, kan vi inte visa hur kostnaderna fördelas för vart och ett av dem.

Gemensamt för de flesta av våra avgifter är ändå att de består av:

• Personalkostnader i form av lön, sociala avgifter, resor etc. som är knutet till ärendet.
• It-kostnader – vår verksamhet kräver avancerade it-system och en stor del av ärendehandläggningen sker direkt i it-systemet. Kostnaderna består då av
  • systemutveckling
  • teknisk drift
  • förvaltning av systemet
  • upprätthållande av it-säkerhetskrav.
• Övriga kostnader – kostnader för sådant vi köper in från våra leverantörer (materialkostnader, portokostnader etc.).
• Gemensamma kostnader – kostnader som inte är kopplade direkt till ett ärende eller en verksamhet, men som fördelas ut genom tidskrivningen. Exempelvis ekonomi- juridik och personalfunktioner samt diarie- och arkivhantering.