Smart färdskrivare kräver nya företagskort och verkstadskort

Transportstyrelsen ändrar rutinen för hur vi utfärdar företagskort och verkstadsort. Det sker för att leva upp till nya krav på hur en smart färdskrivare läser av giltighet på färdskrivarkort.

Den nya smarta färdskrivaren innehåller fler säkerhetssystem mot manipulation och bättre kryptering av uppgifterna som skapas i den. I och med att den införs ändras kraven på hur en färdskrivare ser på giltighet av färdskrivarkort. Ett brev har skickats ut till dig som är berörd med information om vad du behöver göra.

I förordning (EU) 2016/799 finns krav på att en smart färdskrivare ska förklara ett färdskrivarkort ogiltigt om ett kort med ett högre ersättningsindex eller förnyelseindex använts i färdskrivaren tidigare.

Om ditt företag/er verkstad har fler kort och ett kort med ett högre ersättningsindex har använts i en smart färdskrivare så kan ni inte vid ett senare tillfälle använda kortet med lägre ersättningsindex i samma smarta färdskrivare. Detsamma gäller för förnyelseindex.

Ett kortnummer är uppbyggt av 16 tecken där de första 13 tecknen är organisationsspecifika, det 14:e tecknet är ett löpnummer, det 15:e tecknet är index för ersättning och det 16:e tecknet är index för förnyelse.

Organisations-
specifikt nummer
(tecken 1-13)
Löpnummer (tecken 14)Ersättnings-
index
(tecken 15)
Förnyelseindex (tecken 16)
0034567899870 0 1 0
0034567899870 0 2 0

Bild 1: kortnumren uppdelade i beståndsdelar.

Hur kortnummer byggs bestämdes innan EU införde den digitala färdskrivaren, 2006. Det system Sverige valde för att skapa kortnummer harmoniserar inte med de krav som satts upp för den smarta färdskrivaren. Vi behöver därför ta fram ett nytt system.

När ett företag eller en verkstad behöver flera kort har Sverige valt att räkna upp ersättningsindex istället för löpnummer. Detta innebär att ett företag eller en verkstad som har flera kort har fått flera kort med olika ersättningsindex.

Ett exempel för verkstadskort

En verkstad utför ett arbete på en smart färdskrivare med ett verkstadskort som har kortnummer 0034567899870020 och ska sedan göra ytterligare ett arbete med samma smarta färdskrivare med sitt verkstadskort med kortnummer 0034567899870010. Då kommer den smarta färdskrivaren att klassa det senast använda kortet som ogiltigt eftersom det har ett ersättningsindex som är lägre än det verkstadskort som först användes.

Ett exempel för företagskort

Ett företag låser sin smarta färdskrivare med sitt företagskort som har kortnummer 0034567899870020 och försöker sedan kopiera ut data med sitt företagskort med kortnummer 0034567899870010. Företaget kan då inte kopiera data eftersom den smarta färdskrivaren kommer att klassa kortet med lägre ersättningsindex som ogiltigt.

Transportstyrelsen ändrar sätt att utfärda kortnummer

Transportstyrelsen kommer med anledning av detta att ändra hur kortnummer för verkstadskort och företagskort utfärdas.

De nya kortnumren kommer att ändras genom att de 13 första tecknen, som är organisationsspecifika, börja med siffrorna 20 istället för 00 som de gör idag. Om du idag har ett kortnummer som börjar med följande 13 siffror 0034567899870 kommer ditt kortnummer fortsättningsvis att börja med 2034567899870. Ändring av de 13 första tecknen i kortnumren tillåter omstart av löpnummer, ersättningsindex och förnyelseindex.

Om du har låst din färdskrivare till ett företagskort kommer din färdskrivare, både den digitala och den smarta, att se ditt nya företagskort som börjar på 20 som ett nytt företagskort vilket leder till att du behöver vidta de åtgärder som skickats ut till dig i separat brev. Brevet finns även att läsa här på Transportstyrelsens hemsida.

När ska ni byta era företagskort?

Beställningar av företagskort som utförs från och med vecka 49 genererar att ni får företagskort med nya kortnummer. När ni får företagskorten med de nya kortnumren måste ni utföra bytet av företagskort enligt den punktlista som beskrivs i brevet "Viktig information till er som använder företagskort till era färdskrivare" som Transportstyrelsen skickat till er. Alla företag måste följa punktlistan i brevet både de företag som har smarta färdskrivare men även de företag som endast har digitala färdskrivare. Brevet finns även att läsa här på Transportstyrelsens hemsida.

  • Om ert företag har fordon med smart färdskrivare och ni har fler än ett företagskort. Transportstyrelsen rekommenderar er att byta era företagskort snarast eftersom det kan uppstå problem vid kopiering av färdskrivardata.
  • Om ert företag har fordon med smart färdskrivare och ni endast har ett företagskort. Det vill säga ni använder samma företagskort vid kopiering av färdskrivardata som ni använde då ni låste er smarta färdskrivare. Då ni endast använder er av ett företagskort i er smarta färdskrivare uppstår inte problemet med kopiering av färdskrivardata. Transportstyrelsen rekommenderar er att byta ert företagskort senast 6 månader innan ert företagskort blir ogiltigt.
  • Om ert företag endast har fordon med digitala färdskrivare. Problemet med kopiering av färdskrivardata på grund ovan nämnda problematik finns inte för de digitala färdskrivarna. Transportstyrelsen rekommenderar er att byta era företagskort senast 6 månader innan era företagskort blir ogiltiga.

När ni än väljer att göra ert byte av företagskort står Transportstyrelsen för kostnaden för de företagskort som behöver bytas på grund av kortnummerbytet.

Förarkort

Det är inga ändringar av kortnummer för Förarkort.

Byte av verkstads- och företagskort

Transportstyrelsen kommer att ändra kortnummer på verkstadskort. Detta leder till att ni behöver byta alla era verkstadskort. Transportstyrelsen kommer att stå för kostnaden för de kort som behöver bytas. Ni måste byta alla era verkstadskort samtidigt, det betyder att när ni ansöker om att förnya ett befintligt verkstadskort, ersätta ett befintligt verkstadskort eller beställa fler verkstadskort måste ni byta alla era kort. Ni kan även välja att göra bytet innan det är dags att förnya eller ersätta ett verkstadskort och på så vis styra bytet till en tidpunkt som passar bra för er verksamhet. Transportstyrelsen kommer att lansera en e-tjänst för beställning av verkstadskort och det är i samband med denna lansering som utfärdandet av de nya kortnumren kommer att påbörjas.

Beställning av verkstadskort med nya kortnummer kommer att kunna utföras från och med vecka 49.

Information om byte av kortnummer, e-tjänst och beställning av verkstadskort

Det nya verkstadskortet har samma funktion som era nuvarande verkstadskort.

Kortnumret står skrivet på position 5b på verkstadskortet. Verkstadskortet som ni har idag börjar med siffrorna 00, t ex 0069000112222000. Verkstadskortet kommer efter bytet av kortnummer att börja med siffrorna 20, t.ex. 2069000112222000.

Vad ni som verkstad behöver göra vid byte av verkstadskort

Bytet av verkstadskort medför att ni behöver utföra nedanstående punkter.

  • Beställ nytt/nya verkstadskort. Beställning av verkstadskort med de nya kortnumren kan som tidigast utföras vecka 49.
  • Planera in ett datum som passar för er verksamhet att byta alla era verkstadskort.
  • Bytet av verkstadskort medför att ni behöver uppdatera era listor, enligt 2004:865 5 kap 6§, över vilka verkstadskort er verkstad har samt vilken montör som innehar vilket verkstadskort. De verkstadskort som ni byter ut ska hanteras som utgångna verkstadskort enligt TSFS 2013:3.

Fjärrkopiering av färdskrivardata

Även företagskort kommer att byta kortnummer. Om er verkstad säljer en tjänst för fjärrkopiering av färdskrivardata berörs ni av att företagskorten får nya kortnummer. 

Byte av kortnummer för företagskort 

Transportstyrelsen kommer att ändra kortnummer på företagskort eftersom de kortnumren som finns på företagskorten idag inte fungerar med den smarta färdskrivaren. Transportstyrelsen kommer att stå för kostnaden för de kort som behöver bytas.

Ni måste byta alla era företagskort samtidigt, det betyder att när ni ansöker om att förnya ett befintligt företagskort, ersätta ett befintligt företagskort eller beställa fler företagskort måste ni byta alla era kort. Ni kan även välja att göra bytet innan det är dags att förnya eller ersätta ett företagskort och på så vis styra bytet till en tidpunkt som passar er verksamhet. Om ert företag har fordon med en smart färdskrivare och ni har fler än ett företagskort rekommenderar vi att ni gör bytet så fort ni har möjlighet (dock tidigast v 49). Detta eftersom flera företagskort, med nuvarande kortnummer, i kombination med den smarta färdskrivaren kan resultera i problem vid kopiering av färdskrivardata.

Transportstyrelsen kommer att lansera en e-tjänst för beställning av företagskort och det är i samband med denna lansering som utfärdandet av de nya företagskorten kommer att påbörjas.

Beställning av företagskort med nya kortnummer kommer att kunna utföras från och med v 49.

Kortnumret står skrivet på position 5b på företagskortet. Företagskortet ni har idag börjar med siffrorna 00, t ex 0069000112222000. Företagskortet kommer efter bytet av kortnummer att börja med siffrorna 20, t ex 2069000112222000.

Vad ni som företag behöver göra vid byte av företagskort

Bytet av företagskort medför att ni behöver utföra nedanstående punkter. Det är viktigt att ni utför nedanstående punkter i den ordning de är skrivna för att er färdskrivardata inte ska gå förlorad. Observera att följande behöver utföras för samtliga färdskrivare som är låst till ert företagskort.

  1. Beställ nytt/nya företagskort. Beställning av företagskort med de nya kortnumren kan som tidigast utföras vecka 49. Om ni anlitar ett externt företag för fjärrkopiering ska ni skicka samma antal företagskort till dem som de har idag. Bytet av företagskort underlättas för er om både det externa företaget för fjärrkopiering och ni själva har tillgång till minst ett företagskort.
  2. Planera in ett datum som passar för er verksamhet att utföra nedanstående punkter. Om ni anlitar ett externt företag för fjärrkopiering kontakta dem och meddela att ni planerar att byta företagskort.
  3. Kopiera, enligt er ordinarie rutin, färdskrivardata från färdskrivaren. Detta måste utföras för alla era färdskrivare som är kopplat till ert nuvarande företagskort.
  4. Sätt i det nya företagskortet i färdskrivaren och lås färdskrivaren enligt instruktion från er färdskrivartillverkare. Detta måste utföras för alla era färdskrivare för att koppla dem till ert nya företagskort.
  5. Spara de tidigare företagskorten tills ni säkerställt att kopiering blev utförd och att innehållet i filerna är korrekt för samtliga färdskrivare. Detta är viktigt eftersom ert företag har krav på att bevara uppgifter från färdskrivaren under minst 1 år och kunna lämna över dessa uppgifter till Transportstyrelsen vid en företagskontroll.

Kopiering av färdskrivardata sker hädanefter med ert nya företagskort. Ert nya företagskort har samma funktion som ert gamla företagskort.

Om ni anlitar ett externt företag för fjärrkopiering är det av största vikt att ni kopierat data från era färdskrivare och låst färdskrivarna för samtliga fordon för att de ska kunna kopiera färdskrivardata från alla era färdskrivare.